适当的庇护所:在孤立的时候工作

在这个社会疏远的时代 没有明确的时间表,我觉得有必要分享我在家庭办公室工作17年所学到的一些知识。很明显,新型冠状病毒会破坏我们以前的经商方式,但最终某些方面可能是好的。对于能够在COVID-19运行过程中恢复到以前的接近水平的生产力的人们,您可能能够为经济稳定做出贡献,并节省了自己每年北美平均上下班所花费的大约6周的大部分时间工作。这将大大缩短生产时间,同时大大降低运输成本和温室气体排放量。

FullSizeRender美国家庭在交通上的平均支出(16%)比在食品或医疗保健上的支出高。当低收入家庭生活在以汽车为中心的环境中时,他们可能会将其收入的58%用于交通。 (邻里技术中心弗吉尼亚理工大学)一个工作一小时车程的人必须赚取40%的收入,才能和走路的人一样满意。从长时间的通勤转变为短暂的步行会使一个人感到幸福,就好像他/她找到了新的爱情一样。 (活着的城市)没有在家工作的可比研究,但我假设情况类似。因此,以下几项有助于提高我的家庭办公室生产力并使其长期可行的事情:

1.设置边界。
我们许多人与伴侣,室友,孩子和宠物共享很少的办公空间。或突然在家上学的孩子,或者至少试图检查在线教室的进度。并为老朋友和家人提供路边送客服务。利用所有这些新的动态,重要的是要花出足够的时间和空间来完成必须完成的工作。考虑什么时间框架可能对您有用,可能不再是9到5,而是晚上会有第二班次。

无论您何时为工作留出自己的时间,都要做好保管。给自己制定一些简单的规则,以决定工作日的内容:孩子的时间和dog狗:是的;家务,新闻媒体,朋友致电:否。您如何以可行的方式执行多任务?也许在每次dog狗或杂货店奔跑期间安排一两次电话会议,以释放在家中的一些空域,但仍要承担双重职责。

2.尊重流程。
您将需要一些新工具来与您的团队合作,例如“消息”以将文本消息镜像到计算机以及FaceTime,Zoom或Skype。尽管我们都很担心COVID-19如何以及持续多长时间会破坏我们的生活,但与大型团队一起在家工作使进入工作流的状态比以往任何时候都更为重要。除非您确实需要快速的输入,否则不要给团队成员发短信,消息或视频聊天。不要给他们发短信,除非它足够重要,足以使您通常走到他们的办公桌旁打扰他们。而是选择更多谨慎的沟通方式(请参阅6.良好沟通)。

意识到我们都有一天的日子里思考变得更加容易。在您的常规办公室中,这是对的,对您的家庭办公室也是如此。留意这些时间以提高写作或工作效率,并为电话会议,电子邮件和社交媒体节省更多的时间。尤其是现在,请考虑在下午之前检查电子邮件或社交媒体,因为通常情况下这会减少工作时间。 (商业内幕)

3.负责。
尽管您没有实际的出庭时间来负责任,但即使与您有薪水或正在收取固定费用或基于演出的费用,也要与团队成员一起在共享的在线时间表上计时。一会儿,一切都会变得很奇怪,所以追究自己的责任将有助于您解析时间。 “衡量的事情就完成了。”

选择最少数量的大类别,以帮助您了解您和您的团队如何花费时间。我的是:计费时间;业务发展;公司发展;和志愿服务。在每天的开始时添加一个备注栏,以分享您的意图,集中精力并与团队合作。尤其是在没有物理距离的新环境中,看到他人的承诺是一种令人欢迎的传染性。

4.共享信息。
Dropbox和Google云端硬盘是最简单的文件共享协议(FTP)之一,可以轻松地远程协作。仔细确定每种文档中效果最好的文档。我们将Google表格用于大型研究项目,例如 www.CodeScore.orgwww.CodesStudy.org和google docs,用于共同开发大多数政策和实际计划的内容,以及将作为InDesign文件提供的分区代码和细分法规。

只有在内容达成一致后,我们才会流入InDesign进行布局,并存储在我们为手头项目指定的FTP上。如果客户要求将分区代码或细分法规作为Word文档,为确保严格,我们不会同时进行编辑,而是倾向于将它们作为Dropbox上的日期命名文件进行处理。

5.记录您的工作流程。
无论您决定使用哪种系统来存储和共享您的工作,都要记录工作流程。如果您要招募新员工,可以将其视为办公室手册,以帮助他们逐步了解如何完成团队中最艰巨的生产工作。除非确保与团队以电子方式共享并实时更新。当某人为生产性工作流程找到新发现时,您要确保该人在下一轮会记住该记录,并与所有人共享。

我们通过最常用的程序和系统来组织工作流程要点:Blurb,CAD,Charrette Book要求,代码分数更新,代码研究更新,GIS,Illustrator,InDesign,Microsoft Word,Photoshop,生产软件要求,SketchUp和Slack 。

6.善于沟通。
在我们位于许多地方的众多合作伙伴的17年中,最大的挑战是可行的沟通。因此,我们花了一些时间进行一些黑客攻击。对于我正在与一个特定项目紧密合作的团队成员,我们每天walking狗时都会打一个简短的早晨电话。当新工作启动并检查团队进度时,较大的团队电话会议很重要,但是对于can出的工作空间,其他几个工具也是必不可少的。

共享日历可以帮助您轻松了解何时有其他人可以与客户见面,至少现在已经有几个星期了。对于较小的团队,我们在Notes中使用共享的待办事项列表,对于较大的团队则建议使用Slack,以建立任务以及每个任务的负责人。仔细选择适合您当前项目的工具,以免它们使您不堪重负。

劳拉·克莱蒙斯协作社区 是虚拟欢乐时光的女王,可以由Zoom或其他视频会议平台托管。一群同事几乎在工作日结束时喜欢喝饮料,以帮助彼此检查并在困难时期保持某种联系。劳拉指出,“通过所有这些电子通讯,还记得要花时间断开连接,并为自己准备一些安静的时间,例如书本,泡泡浴或与狗依sn。 ”

7.充满希望。
当事情将发生巨大变化时,我们显然处于混乱的时代。寻找我们现在能做的比以往任何时候都重要。这是我正在寻找灵感的几个地方:

查阅耶鲁大学历来最受欢迎的教授劳里·桑托斯博士和她的播客,进行心理和时间上的疏远。 (幸福实验室)

考虑复制华盛顿某些地区的居民区,那里的善良,援助和关怀小民兵正在跑腿,dog狗&将食品杂货运送到高危或隔离的邻居。酒吧正在变成食品储藏室。导师们正在帮助进行Zoom,Skype,FaceTime。 (华盛顿邮报)或者人们将Little Free Libraries变成Little Free Pantries。 (小轮毂)

“考虑一下发生了什么。在短短几天甚至几小时内,许多人就开始思考这个事实,即为了弄平曲线并避免更严重的危机,需要采取严厉措施。他们接了他们。这是良心的胜利,最重要的是为集体利益的集体牺牲。”– Melissa Martin (温尼伯自由报)

“在这些非常困难和不确定的时代,我们经常寻找社区中能够联系我们,启发我们并帮助我们的事物。艺术一直是传达,启发,联系和治愈疾病的工具。”–斯蒂芬·鲍里斯(Stephen Borys) Instagram的, 脸书推特)

“我坚信人民,如果得到了真相,就可以依靠他们来应对任何国家危机。最重要的是将真实的事实摆在他们面前。” 〜道格拉斯·麦克阿瑟将军,1944年4月

8.感激不尽。
上周,PlaceMakers庆祝了我们的17周年,因此,我们要感谢您成为读者,同事和合作者。一段时间以来,我们在迈阿密南滩和卡尔加里都有实体店,但是由于我们的大部分公共时间都在社区设计工作室,所以我们几年前已搬到虚拟办公室,以最大程度地减少闲暇时间并减少碳足迹。与111位规划和/或编码5,455,555英亩的客户合作是一种荣幸。大多数工作是通过内政部和当地社区完成的。

也许您会走得更远,从艾萨克·牛顿(Isaac Newton)的书中摘下一页,当时他被大学送回家做大瘟疫期间的近两年的社会疏散,这使伦敦四分之一的居民丧生。牛顿花费时间发展微积分,光学,并独自坐在他的苹果树下,这有助于制定F = ma和我们现在称为牛顿物理学的思想集合。没有他的自我隔离时间,您现在可能不会使用电子设备,也无法考虑在此博客中做一件事情。 (华盛顿邮报)

不要将门槛设置得太高,但让我们共同为我们在未来几周和几个月内将继续面临的破坏提供一线希望。在此充满挑战的时刻,我们祝您身体健康,幸福和生产力。

榛树鲍里斯

如果PlaceShakers是我们的肥皂盒, 我们的Facebook页面 是我们下台,喝一杯并享受一些谈话的地方。是否希望通过网络了解最新的社区建设新闻和观点? 点击并“Like” us 和我们’让您保持循环。

加入对话

*

确认您不是机器人,请选择一个举手的人: